AVG

 

Doel en reikwijdte

Deze privacyverklaring is van toepassing op het bezoeken van en het plaatsen van bestellingen in onze online winkel voor binnen- en buitenmeubilair. Wij beschikken niet over fysieke verkooplocaties; alle interacties, transacties en overeenkomsten verlopen uitsluitend via onze digitale omgeving. Het doel van dit document is u duidelijkheid te verschaffen over de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens gedurende het gehele aankoopproces.

Categorieën van verzamelde persoonsgegevens

Om uw aankopen van meubelstukken correct te kunnen verwerken en de bezorging te kunnen realiseren, verwerken wij de volgende noodzakelijke categorieën van persoonsgegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens: voornaam, achternaam, factuuradres, bezorgadres voor meubilair, e-mailadres en telefoonnummer.

  • Transactie- en betalingsgegevens: geselecteerde betaalwijze, transactie-identificatienummers, bestelde meubelartikelen, totaalbedragen en betalingsstatus. Wij slaan zelf geen volledige bank- of creditcardgegevens op; de betalingsafwikkeling geschiedt via gecertificeerde betaaldienstverleners.

  • Logistieke en leveringsgegevens: bezorginstructies, tracking-identificatienummers van vervoerders en handtekeningen voor ontvangst van meubelpakketten of vrachtleveringen.

  • Technische gegevens en systeemlogs: IP-adressen, datum- en tijdstempels van verzoeken, browsertype en -versie, besturingssysteem en serverlogbestanden.

Rechtmatigheid van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de in de AVG vastgelegde rechtsgronden:

  • Uitvoering van een overeenkomst (Artikel 6 lid 1 sub b AVG): de gegevens zijn noodzakelijk voor het opstellen en uitvoeren van de koopovereenkomst, het verwerken van betalingen en het transporteren en bezorgen van binnen- en buitenmeubilair.

  • Voldoen aan een wettelijke verplichting (Artikel 6 lid 1 sub c AVG): de verwerking is noodzakelijk ter naleving van dwingende administratieve en fiscale bewaarplichten, zoals de verplichtingen van de Nederlandse Belastingdienst.

  • Gerechtvaardigd belang (Artikel 6 lid 1 sub f AVG): de verwerking is noodzakelijk ter bescherming van onze online winkel tegen netwerkaanvallen, beveiligingsinbreuken en frauduleuze activiteiten.

  • Toestemming (Artikel 6 lid 1 sub a AVG): voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw expliciete toestemming via onze cookiebanner.

Geen verkoop of verhuur van persoonsgegevens

Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens onder geen enkele voorwaarde aan derden. Persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor de expliciet in dit document beschreven doeleinden met betrekking tot de aankoop en aflevering van meubilair en het onderhouden van onze winkelomgeving.

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage (Artikel 15 AVG): u heeft het recht om te vernemen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om een overzicht of kopie van deze gegevens op te vragen.

  • Recht op rectificatie (Artikel 16 AVG): u heeft het recht om onvolledige of onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.

  • Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid", Artikel 17 AVG): u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, mits er geen wettelijke bewaarplicht bestaat die ons verplicht deze te behouden.

  • Recht op beperking van de verwerking (Artikel 18 AVG): in specifieke omstandigheden kunt u verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk op te schorten.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Artikel 20 AVG): u heeft het recht om gegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

  • Recht van bezwaar (Artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.

  • Recht om toestemming in te trekken: indien een verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze op ieder moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

U kunt uw rechten uitoefenen via de contactgegevens aan het einde van dit document. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

Bewaartermijn van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

  • Fiscale administratie en facturen: worden conform de dwingende voorschriften van de Nederlandse Belastingdienst strikt zeven (7) jaar bewaard.

  • Correspondentie en logistieke opvolging: communicatie over leveringen en servicevragen bewaren wij maximaal twee (2) jaar na afronding van de levering om garantieafhandeling te kunnen garanderen.

  • Server- en veiligheidslogboeken: technische logbestanden worden na dertig (30) dagen automatisch overschreven of verwijderd.

  • Cookies: de bewaartermijn verschilt per type (zie paragraaf 12).

Gegevensoverdracht en verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden voor zover dit onontbeerlijk is voor de functionele afhandeling van uw meubelbestelling:

  • Logistieke partners en meubeltransporteurs: voor het transporteren en overhandigen van de meubelstukken op het door u gekozen afleveradres.

  • Betalingsdienstverleners: voor het verifiëren en verwerken van de transactie.

  • IT- en hostingdienstverleners: voor het technische onderhoud en de beveiliging van onze databases en servers.

Met alle externe partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform Artikel 28 AVG ter waarborging van vertrouwelijkheid en veiligheid.

Aanvullende Nederlandse bepalingen en toezicht

Overeenkomstig de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) hanteren wij specifieke waarborgen voor de verwerking van gegevens in Nederland:

  • Wij verzamelen en verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals medische gegevens, etniciteit of politieke opvattingen) noch strafrechtelijke gegevens.

  • Het Burgerservicenummer (BSN) wordt uitdrukkelijk niet verzameld of opgeslagen, aangezien hiervoor in de meubeldetailhandel geen bevoegdheid bestaat.

  • De toezichthoudende autoriteit in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Gegevensstromen en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Onze centrale administratie en IT-ondersteuningssystemen zijn mede gesitueerd in Japan. Derhalve worden bestel- en contactgegevens voor orderafhandeling overgedragen naar en verwerkt in Japan:

  • Adequaatheidsbesluit: De Europese Commissie heeft op 23 januari 2019 officieel geoordeeld dat Japan een passend niveau van gegevensbescherming biedt (Adequacy Decision). Dit betekent dat de doorgifte van persoonsgegevens naar Japan plaatsvindt onder een beschermingsniveau dat gelijkwaardig is aan de standaarden binnen de EER.

  • Aanvullende contractuele garanties: Voor zover er technische dienstverleners worden ingezet in gebieden buiten de EER zonder adequaatheidsbesluit, worden door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractbepalingen (Standard Contractual Clauses - SCC's) gesloten, aangevuld met encryptie en strikte autorisatieregels.

Gegevensbeveiliging

Wij hebben geavanceerde technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging:

  • Volledige versleuteling via SSL/TLS (HTTPS) voor alle verbindingen en transacties op de website.

  • Encryptie in ruste van databasegegevens en gevoelige transactie-informatie.

  • Strikte toegangsbeperkingen op basis van het 'need-to-know'-principe en multi-factor authenticatie voor alle beheeromgevingen.

  • Voortdurende monitoring op systeemkwetsbaarheden en regelmatige beveiligingsupdates.

Beleidswijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit beleid bij te werken wanneer onze bedrijfsprocessen of administratieve standaarden dat vereisen. De actuele versie is altijd rechtstreeks raadpleegbaar in onze online winkel. Bij materiële wijzigingen die uw rechten raken, publiceren wij vooraf een duidelijke kennisgeving op de website.

Cookiebeleid en configuratie conform DSGVO / AVG

Onze online winkel maakt gebruik van cookies om de werking van het platform te garanderen en inzicht te verkrijgen in de prestaties van onze catalogus. Wij onderscheiden twee categorieën:

  • Noodzakelijke cookies (Essentieel):

    • Doel: Zorgen voor het correct functioneren van de winkelwagen, het afrekenproces, sessiebeheer en de beveiliging van het betalingsverkeer.

    • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6 lid 1 sub f AVG). Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld en vereisen geen voorafgaande toestemming.

    • Bewaartermijn: Gedurende de actieve browsersessie tot maximaal dertig (30) dagen.

  • Toestemmingsplichtige cookies (Analytisch en Functioneel):

    • Doel: Het anoniem meten van bezoekersstromen en laadtijden van de pagina's ter verbetering van de meubelcatalogus.

    • Rechtsgrond: Expliciete toestemming (Artikel 6 lid 1 sub a AVG). Deze categorie wordt pas geactiveerd nadat u via onze cookiebanner actief en vrijwillig akkoord bent gegaan.

    • Beheer: U kunt uw keuzes op elk gewenst moment herzien of intrekken via de link "Cookie-instellingen" in de voettekst van onze online winkel.

Klachtenprocedure bij de toezichthouder

Indien u klachten heeft over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, heeft u te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit in Nederland.

Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Binnen onze online winkel vinden geen geautomatiseerde individuele besluitvorming of profileringen plaats zoals bedoeld in Artikel 22 AVG. Alle transacties en serviceprocessen geschieden onder menselijke controle.

Noodzaak van gegevensverstrekking

Het verstrekken van uw naam, factuurgegevens en afleveradres is een contractueel vereiste voor de levering van binnen- en buitenmeubilair. Zonder deze informatie is het technisch en logistiek onmogelijk de aankoopovereenkomst te voltooien en de meubelstukken op uw adres af te leveren.

Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken aangaande uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Adres: 牛田新町3-28-15, 広島市東区, 広島県 7320068, Japan
Telefoon: +81 82-555-1234
E-mail: client@quenvailae.com
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 18.00 uur. (Midden - Europese tijd, CET)